Apakah pembukuan sama dengan akuntansi? Jelas
berbeda. Pekerjaan pembukuan selesai sampai pada siklus saja, sementara
pekerjaan akuntansi jauh lebih luas dari sekedar siklus akuntansi (pembukuan),
termasuk auditing (pemeriksaan), penyusunan sistem akuntansi, akuntansi
manajemen, hingga perpajakan.
Di tulisan ini saya akan berfokus pada siklus
akuntansi (pembukuan) saja. Apa saja langkah-langkah yang dilalui dalam satu
siklus akuntansi.
Ada 9 (sembilan) langkah yang dilalui dalam satu
siklus akuntansi, yaitu:
Langkah-1. Mengumpulkan Dan Menganalisa Data Transaksi
Siklus akuntansi dimulai dari proses pengumpulan
data transaksi keuangan dalam bentuk bukti transaksi yang oleh orang awam
disebut ‘nota’. Sesungguhnya bukti transaksi keuangan tidak selalu dalam
bentuk nota, bisa jadi dalam bentuk lain—misalnya: akte, surat perjanjian,
kwitansi, surat pengakuan utang-piutang.
Melalui bukti inilah data transaksi keuangan
diidentifikasi. Setelah bukti transaksi terkumpul, selanjutnya dianalisa
(bahasa awamnya dinilai)—apakah transaksi itu sah untuk diakui atau tidak,
berapa yang harus diakui.
Misalnya: Per hari ini PT.
ABC membeli perlatan kantor, atas pembelian tersebut PT. ABC memperoleh bukti
transaksi berupa nota. Disamping membeli peralatan kantor perusahaan juga
membayar upah buruh, atas pembayaran upah tersebut, buruh PT. ABC
menandatangani kwitansi, dan seterusnya.
Bukti-bukti transaksi tersebut oleh pagawai
accounting dikumpulkan, lalu dinilai apakah bukti transaksi itu sah atau tidak,
berapa besarnya nilai transaksi yang harus diakui.
Langkah-2. Mencatat Transaksi (Menjurnal/Posting)
Setelah bukti transaksi terkumpul dan dinilai,
langkah selanjutnya adalah memasukan nilai yang terdapat pada bukti transaksi
ke dalam buku catatan transaksi. Proses ini disebut dengan proses
pencatatan—yang oleh orang akuntansi disebut “menjurnal”
sering juga disebut “posting”.
Proses menjurnal bisa jadi dilakukan setiap kali
ada transasi secara terus menerus sepanjang hari atau dimasukan sekaligus di
sore hari. Catatan-catatan transaksi di langkah ini dalam akuntansi disebut
dengan “Jurnal Umum (General Journal)”.
Buku-buku yang menampung catatan transaksi ini sering disebut dengan buku
jurnal umum (saya akan membahas jenis-jenis buku catatan ini di postingan lain
secara terpisah).
Misalnya: Pukul 9 pagi ada transaksi
penjualan, setelah nota dinilai (pada langkah-1) langsung dijurnal ke dalambuku
penjualan. Pukul 10 pagi terjadi transaksi penjualan berikutnya, nota dinilai,
setelah itu dijurnal. Bisa jadi transaksi-transaksi tersebut dikumpulkan saja
dahulu, baru kemudian dijurnal menjelang penutupan jam kerja. Saya menyarankan
agar setiap transaksi langsung dijurnal (jangan dikumpulkan terlebih dahulu).
Di era komputerisasi sekarang ini, proses
menjurnal tidak lagi dilakukan dengan mencatat di buku. Melainkan di,masukan ke
dalam sistem (software akuntansi).
Langkah-3. Memindahkan Catatan Transaksi ke Buku Besar
Pada langkah sebelumnya (jurnal umum), catatan
transaksi masih dalam kondisi tercampur (berbagai macam transaksi ditampung
dalam satu catatan). Di langkah ketiga ini, catatan transaksi tersebut
dipindahkan ke dalam kelompok-kelompok akun (account)—sesuai dengan jenis
transaksinya.
Misalnya: Jenis transaksi
penjualan dipindahkan ke dalam akun penjualan, jenis transaksi pembelian bahan
baku dimasukan ke dalam akun persediaan dan utang, jenis transaski berupa
pembelian aset dimasukan ke dalam akun aktiva tetap, dan seterusnya.
Kelompok-kelompok akun ini disebut “Buku
Besar (General Ledger)”. Di dalam
akun buku besar, satu jenis transaksi terkumpul menjadi satu kelompok,
misalnya: akun buku besar penjualan terdiri dari transksi-transaksi penjualan
saja, akun kas terdiri dari transaksi-transaksi yang berupa kas saja, akun
aktiva tetap terdiri transaksi-transaksi aktiva tetap saja.
Di akhir proses ini, kumpulan nilai-nilai
transaksi akan membentuk nilai akhir yang disebut dengan “saldo akhir (ending
balance)”. Saldo akhir bisa berupa saldo debit atau
saldo kredit, sesuai dengan jenis akunnya:
- Akun-akun kelompok aktiva (kas, piutang, persediaan, aktiva tetap) bersaldo debit.
- Akun-akun kelompok kwajiban (utang) bersaldo kredit
- Akun kelompok ekuitas pemilik (modal, laba ditahan) bersaldo kredit
- Akun pendapatan bersaldo kredit
- Akun biaya bersaldo debit
Catatan:
Di era komputerisasi, kehadiran software
akuntansi membuat proses pada langkah ketiga ini parktis tidak diperlukan lagi.
Sotware yang dipakai oleh perusahaan secara otomatis melakukan proses
pemindahan data dari jurnal umum ke buku besar, begitu langkah kedua (menjurnal
umum/posting) dilakukan.
Dalam akuntansi manual proses pemindahan ke buku
besar mungkin dilakukan setiap menjelang penutupan buku, sehingga saldo akhir
buku besar juga baru bisa dilihat. Sedangkan dalam akuntansi terkomputerisasi
(menggunakan software akuntansi), proses pemindahan terjadi setiap kali transaksi
dimasukan ke dalam software akuntansi—dan dan saldo akhir langsung bisa dilihat
sesaat setelah posting dilakukan.
Langkah-4. Membuat “Neraca Percobaan (Trial Balance)”
Membuat neraca percobaan biasanya dilakukan
setiap menjelang penutupan buku. Apa itu neraca percobaan? Bagaimana cara
membuatnya?
Di masa sekarang ini semua perusahaan sudah
menggunakan sistim ‘double entry’ yang mensyaratkan
kondisi yang seimbang (balance). Artinya setiap penambahan pada suatu
akun selalu disertai oleh pengurangan di akun lain—demikian sebaliknya. Sebagai
implementasi, setiap transaksi dicatat ke dalam 2 (atau lebih) jenis akun
sekaligus.
Misalnya: PT. ABC membeli
perlatan kantor senilai Rp 1 juta. Atas transaksi pembelian ini dicatat dengan
sistim double-entry, sehingga jurnalnya menjadi:
[Debit]. Aktiva – Peralatan Kantor = Rp 1 juta
[Kredit]. Kas = Rp 1 juta
Artinya: atas satu transaksi penjualan
tersebut, di satu sisi membuat nilai aktiva peralatan kantor bertambah sebesar
1 juta, di sisi lainnya akun kas berkurang pada nilai yang sama, sehingga
terjadi kondisi seimbang (balance). Dengan demikian, setelah semua transaksi
terkumpul dan terakumulasi di buku besar, penggunaan sistim double-entry
membuat NILAI—atau rupiah—jenis akun bersaldo debit akan selalu sama dengan
jenis akun bersaldo kredit.
Proses membuat neraca percobaan (trial balance)
pada langkah ini dimaksudkan untuk melakukan percobaan—memastikan bahwa nilai
jenis akun bersaldo debit sama dengan jenis akun bersaldo kredit—balance
(seimbang). Atau secara keseluruhan, jumlah nilai transaksi debit sama dengan
transaksi kredit. Konkretnya, saldo-saldo akhir akun bersaldo debit
dijumlahkan, dan saldo-saldo akun bersaldo negatif juga dijumlahkan, lalu
dibandingkan. Jika nilainya sama berarti balance (sudah benar).
Bagaimana jika tidak sama (tidak
balance)? Disilidiki—dicari tahu, mengapa tidak sama. Yang jelas sudah
pasti ada ketidaksesuaian pencatat (jurnal).
Langkah-5. Membuat (Jurnal) Penyesuaian
Ada berbagai kemungkinan penyebab terjadinya
ketidaksesuaian—sehingga nilai akun bersaldo debit dengan akun bersaldo kredit
menjadi tidak sama (tidak balance):
- Adanya transaksi yang belum dicatat
- Adanya transaksi yang dicatat terlalu besar atau terlalu kecil (kesalahan perhitungan)
- Adanya transaksi yang tidak bisa diakui sekaligus akibat penerapan sistim akrual (misalnya: Atas pembelian aktiva tetap tidak bisa dibebankan sebagai biaya sekaligus, melainkan dialokasikan secara bertahap melalui penyusutan. Atas pendapatan diterima dimuka tidak bisa diakui sekaligus, melainkan di alokasikan secara bertahap. Atas beban bunga, beban sewa, pendapatan sewa, pendapatan bunga, dll).
Untuk semua penyebab itu, dibuatkan jurnal
penyesuaian agar kesimbangan tercapai (saya akan membahas topik jurnal
penyesuaian secara khusus di tulisan lain). Untuk pengalokasian penyusutan dan
transaksi akrual, perlu dibuatkan tabel perhitungan dan jadwal.
Setelah jurnal penyesuaian dimasukan, proses
dilanjutkan ke langkah berikutnya.
Langkah-6. Membuat Neraca Percobaan Setelah Penyesuaian (Adjusted Trial Balance)
Langkah keempat diulangi sekalilagi. Bila masih
belum balance, maka langkah kelima juga dulangi. Kedua langkah ini akan terus
diulangi hingga kondisi seimbang (balance) tercapai.
Langkah-7. Menyusun Laporan Keuangan (Financial Statements)
Setelah kesimbangan tercapai maka ‘Laporan
Keuangan’ bisa disusun. Laporan keuangan adalah salah satu produk utama proses
akuntansi, terdiri dari empat jenis laporan yaitu:
- Laporan Laba Rugi (Income Statement/Profit and Loss Statement)
- Neraca (Balance Sheet)
- Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement)
- Laporan Perubahan Ekuitas/Modal (Equity Statement)
(saya akan bahas masing-masing laporan isi secara
lebih terperinci melalui tulisan-tulisan lain di JAK).
Langkah-8. Melakukan Penutupan Buku (Closing The Book)
Pendapatan dan biaya terakumulasi dan dilaporkan
untuk periode tertentu (umumnya bulanan, kuartalan atau tahunan. Institusi
keuangan seperti bank mungkin melakukannya setiap hari). Agar kedua jenis akun
ini tidak bercampur dengan periode berikutnya, maka perlu ditutup—sehingga
saldonya menjadi nol—di setiap akhir periode.
Selisih antara pendapatan dengan biaya
menghasilkan nilai tertentu. Nilai itulah yang disebut “Laba (Profit)”
atau “Rugi (Loss)”. Laba
terjadi bila selisih tersebut bernilai positif (Pendapatan lebih besar
dibandingkan biaya), sedangkan rugi terjadi bila selisih bernilai negatif
(biaya lebih besar dibandingkan pendapatan).
Penutupan dilakukan dengan memasukan jurnal
pembalik (reversal journal)—pendapatan yang biasanya dijurnal di sisi kredit,
pada proses ini ditempatkan di sisi debit; dan biaya yang biasanya ditempatkan
di sisi debit, pada proses ini ditempatkan di sisi kredit—sehingga akun-akun
pendapatan dan biaya akan menjadi nol.
Nilai selisih (laba/rugi) dipindahkan ke neraca,
yaitu akun “Laba Peride Ini (Current Earning)”
yang akan menambah akun “Laba Ditahan (Retained Earning)”.
Catatan: Khusus jurnal
pembalik untuk menutup pendapatan dan biaya juga disebut “jurnal
penutupan (closing jurnal)“.
Setelah langkah ke delapan ini dilakukan, maka
akun-akun pendapatan dan biaya akan bernilai nol. Akun yang masih memiliki
nilai saldo hanya akun-akun yang masuk dalam kelompok neraca saja (kas,
piutang, persediaan, aktiva tetap, utang, dan modal atau ekuitas pemilik).
Nilai saldo akun-akun keompok neraca terus diakumulasi dan dilanjutkan di
periode-periode berikutnya.
Langkah-9. Memebuat Penyesuaian Kembali (Pasca Penutupan)
Langkah terakhir ini dilakukan untuk 2 tujuan,
yaitu:
- Untuk memastikan bahwa semua kelompok akun pendapatan dan biaya telah ditutup; dan
- Untuk memastikan bahwa semua saldo akun kelompok neraca sudah dalam kondisi seimbang (balance) dan siap untuk menjadi saldo awal pembukaan buku periode berikutnya.
Itulah langkah-langkah yang dilewati dalam proses
akuntansi, yang sering disebut dengan pembukuan (bookkeeping). Rangkayan
langkah-langkah tersebut adalah satu siklus akuntansi (accounting cycle)—dan
akan berulang di periode-peride berikutnya sepanjang perusahaan masih
beroperasi.
Saya berharap, tulisan siklus pembukuan dan
akuntansi ini dapat memberi gambaran yang jelas mengenai proses pembukuan dan
akuntansi.
Terlihat tidak terlalu sulit ya? Pada
kenyataannya, tidak semudah itu. Menjadi semakin rumit ketika
menangani transaksi untuk jenis bidang usaha yang berbeda (perusahaan jasa,
retail, manufaktur/industri, perbankan, real estate/developer, pertambangan,
pertanian dan holticultura, francais, telekomunikasi, dan lain
sebagainya)—masing-masing memiliki kekhasan dan standar
perlakuan akuntansi yang berbeda-beda.
Tetapi jangan khawatir. Di tulisan-tulisan
berikutnya, saya akan banyak membahas langkah-per-langkah ini secara
mengkhusus—lebih rinci mendekati proses pekerjaan yang sesungguhnya. Proses
pencatatan, pengelompokan dan pelaporan transaksi keuangan akun-per-akun—sesuai
dengan bidang usahanya, dengan segala permasalahannya.
No comments:
Post a Comment